Hacer un formulario PDF rellenable
La mayoría de formularios en circulación son PDF muertos: pensados para imprimir, rellenar a boli y volver a escanear. Añadir campos reales convierte ese mismo archivo en algo que se completa en un portátil o un móvil, y lleva minutos en vez de un rediseño.
Los tipos de campo y para qué sirve cada uno
Seis tipos cubren casi cualquier formulario. **Texto** para una línea: un nombre, una referencia, una respuesta corta. **Multilínea** para lo que se alarga, como una descripción o una dirección; dimensionarlo con honestidad es una amabilidad, porque un campo de una línea le dice a la gente que no esperabas que escribiera nada. **Fecha** para fechas, lo que zanja la discusión sobre qué número es el mes. **Casilla** para sí o no y para líneas de consentimiento. **Desplegable** para una lista cerrada, que es como evitas transcribir cuarenta grafías de la misma opción. **Firma** para el sitio donde va una firma. Elige por lo que es la respuesta, no por lo que cabe en la maqueta.
Colocar campos sobre un documento existente
Dibuja cada campo **sobre** el espacio que el formulario impreso dejó para él, no al lado. Ajusta la caja a la línea o al recuadro para que el formulario relleno siga pareciendo el formulario. Mantén un orden de tabulación sensato —bajando una columna y luego a la siguiente— porque un formulario que salta al tabular es un formulario que se rellena mal. Y deja en paz las etiquetas impresas: la etiqueta de la página es lo que dice para qué es el campo.
Qué pasa con los valores
Un campo relleno guarda su valor **como dato** en el archivo, aparte del contenido de la página. Eso es lo que lo hace rellenable, y tiene una consecuencia que conviene conocer: un campo puede mostrarse vacío y seguir conteniendo lo que se escribió. Si manejas un formulario relleno que hay que compartir sin las respuestas, no vacíes la vista: elimina los valores, o produce una salida redactada y verifícala, igual que con cualquier otro dato oculto.
Antes de repartir el formulario
Rellénalo tú, en un móvil además de en un portátil. Es la forma más rápida de encontrar el campo demasiado pequeño, el orden de tabulación que salta, la casilla fácil de pasar por alto y el desplegable cuyas opciones no cubren el caso normal. Luego comprueba que abre bien en un visor sencillo además del tuyo: el soporte de formularios varía, y un formulario que solo funciona en un programa es un formulario que la mitad imprimirá para rellenar a boli.
Preguntas frecuentes
¿Puedo añadir campos a un PDF que no hice yo?
Sí. Los campos se colocan sobre la página existente; el documento de debajo no se modifica.
¿Qué tipos de campo hay?
Texto, multilínea, fecha, casilla, desplegable y firma.
¿Funcionará el formulario en cualquier lector de PDF?
Los campos estándar funcionan en los visores habituales, pero el soporte varía, sobre todo en móvil y en vistas previas de navegador. Prueba el resultado en más de uno.
¿Se puede rellenar desde el móvil?
Por lo general sí, en una app de PDF de verdad. Las vistas previas del navegador son el eslabón débil.
¿Las respuestas rellenadas se quedan en el archivo?
Sí, como datos de campo. Un campo puede parecer vacío y llevar un valor, lo cual importa si el formulario se reenvía.
¿Puedo añadir un campo de firma sin un servicio de firma electrónica?
Puedes añadir el sitio para una firma. Si una firma dibujada es jurídicamente suficiente para tu caso es otra cuestión y depende de tu jurisdicción.
Quita el texto y demuestra que ya no está. Redact saca las palabras de la página en lugar de taparlas, después vuelve a abrir el archivo que acaba de crear y lo busca dos veces —por extracción de texto y por barrido de flujos en bruto— antes de dejarte descargar. El archivo no sale de tu navegador.
Redactar un PDF en el navegador