入力できる PDF フォームを作る

出回っているフォームの多くは死んだ PDF です。印刷してペンで書き、また読み取ることを前提に作られています。本物のフィールドを足せば、同じファイルがノートパソコンや携帯で記入できるものになり、作り直しではなく数分で済みます。

フィールドの種類と使いどころ

六種類でほぼどのフォームも足ります。**テキスト**は一行 — 名前、参照番号、短い答え。**複数行**は伸びるもの、説明や住所に。高さを正直にとるのは親切です。一行分の高さは「書かれることを想定していない」と伝えてしまいます。**日付**は日付に。どの数字が月かという議論が終わります。**チェックボックス**は可否と同意欄に。**ドロップダウン**は閉じた選択肢に。同じ選択肢の四十通りの表記を書き写さずに済みます。**署名**は署名を置く場所に。レイアウトに収まるかではなく、答えが何であるかで選んでください。

既存の文書にフィールドを置く

各フィールドは、印刷されたフォームがそのために空けた場所の**上に**描いてください。横ではありません。罫線や枠に合わせると、記入後もフォームらしく見えます。タブ順は素直に — 一列を下へ、それから次の列へ。タブで飛び回るフォームは記入を間違えられるフォームです。そして印刷されたラベルはそのままに。そのラベルこそが、読む人にこのフィールドが何のためかを伝えます。

入力値のゆくえ

入力されたフィールドは、値をページ内容とは別に**データとして**ファイルに保存します。それがフォームを入力可能にしている仕組みであり、知っておくべき帰結があります。フィールドは空に表示されながら、入力された内容を持ち続けることがあります。記入済みのフォームを回答なしで共有する必要があるなら、表示を消すだけで済ませないでください。値を取り除くか、墨消しした出力を作って検証してください。ほかの隠れたデータと同じ扱いです。

フォームを配る前に

自分で記入してください。ノートパソコンだけでなく携帯でも。小さすぎるフィールド、飛ぶタブ順、見落としやすいチェックボックス、よくある場合を覆えていない選択肢を見つける最短の方法です。次に、自分のビューアー以外の素朴なビューアーでも正しく開くか確かめます。フォームの対応はばらつきがあり、一つのソフトでしか動かないフォームは、受け取った半分がどのみち印刷してペンで書くフォームです。